Datenschutzerklärung
Diese Erklärung erläutert, welche Daten wir über umbratattoo.pl erheben, wozu, auf welcher Grundlage und welche Rechte du dabei hast. Sie ist verständlich formuliert, ohne unnötige juristische Floskeln.
1. Wer für deine Daten verantwortlich ist
Verantwortlicher ist Umbra Tattoo Patryk Kowalski, Betreiber des Studios Umbra Tattoo, ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław, NIP 8992855848, REGON 382276097.
Kontakt bei Fragen zu personenbezogenen Daten: E-Mail kontakt.umbratattoo@gmail.com Tel. 517 230 159 Postanschrift: ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Wende dich bei allen Fragen direkt an die oben angegebene Adresse.
2. Welche Daten wir erheben und wozu
Projektbriefing und Kontaktformular
| Erhobene Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer | Beantwortung deiner Anfrage und Erstellung eines Angebots | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen |
| Beschreibung deiner Idee, Körperstelle, Größe, Stil, Prioritäten, Budget, Termin | Vorbereitung des Entwurfs und des Angebots | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO |
| Von dir hochgeladene Fotos und Dateien | Sichtung von Inspirationen, Körperstelle und vorhandenen Tattoos | Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO — deine Einwilligung |
| Angabe, ob gesundheitliche Fragen zu besprechen sind (ja / nein / weiß nicht) | Damit wir wissen, dass das Thema bei der Beratung angesprochen werden muss | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO |
| Wie du von uns erfahren hast | Statistik, um zu erkennen, was funktioniert | Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse |
| Hashwert der IP-Adresse, nicht die Adresse selbst | Begrenzung der Anfragen aus einer Quelle zum Schutz vor Spam | Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse |
| Daten des nach Tattoo Identity beanspruchten Vorteils: Annahmedatum, Gültigkeitsfrist, Version der Bedingungen, technische Sitzungskennung und Signatur des Vorteils | Zuordnung der 100 zł zum richtigen Briefing, Bestätigung der angenommenen Bedingungen, Verrechnung des Vorteils und Verhinderung seiner erneuten Verwendung | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO — Erfüllung der angenommenen Aktionsbedingungen; zur Missbrauchsverhinderung und Abwehr von Ansprüchen auch Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO |
Zu Fotos. Bitte lade keine Fotos hoch, die Informationen über deine Gesundheit offenbaren, etwa Operationsnarben, Hautveränderungen oder auffällige Muttermale. Solche Fragen besprechen wir persönlich bei der Beratung. Solltest du dennoch ein solches Foto senden, behandeln wir dies als deine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten zur Vorbereitung des Entwurfs (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO) und löschen es zusammen mit den übrigen Daten deiner Anfrage.
Die Formulare auf der Website fragen keine detaillierten medizinischen Daten ab, etwa Allergien, Erkrankungen oder eine Liste eingenommener Medikamente. Diese Informationen gibst du erst im Studio im medizinischen Fragebogen vor der Sitzung an. Trage sie weder schriftlich noch per Diktat in die Freitextfelder des Briefings oder in Umbra Assistant ein. Sieht eine Frage an den Assistant nach einer Gesundheitsfrage aus, wird die Antwortmodell-Ebene deaktiviert und der Assistant verweist an einen Menschen oder einen Arzt.
Umbra Assistant
Umbra Assistant beantwortet Fragen zum Studio, zu Preisen, Künstlern, Vorbereitung, Nachpflege und Tattooentwürfen. Wir speichern keine vollständigen Gesprächsverläufe mit dem Assistant. Gewöhnliche Fragen werden vom Server nur verarbeitet, um eine Antwort aus den freigegebenen Informationen von Umbra auszuwählen und dir anzuzeigen. Eine Ausnahme bilden die unten beschriebenen kurzen Meldungen zu Websiteproblemen und fehlenden Informationen.
Manche Antworten können durch den Dienst OpenAI API sprachlich überarbeitet werden, jedoch nur, wenn die KI-Ebene aktiv ist und die Frage unsere Sicherheitsregeln erfüllt. Fragen zu Gesundheit, unbestätigter Terminverfügbarkeit und anderen als riskant eingestuften Kategorien werden nicht an das Modell gesendet. Vor einer möglichen Übermittlung an OpenAI entfernen wir automatisch erkannte E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Links. Trotz dieser Vorkehrungen bitten wir dich, keine Gesundheitsdaten, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder anderen vertraulichen Informationen in den Assistant einzugeben.
Kundenfeedback zur Website. Wenn du ein technisches Problem, fehlende Informationen oder einen Verbesserungsvorschlag meldest, können wir einen kurzen Ausschnitt dieser einzelnen Nachricht speichern (höchstens 700 Zeichen nach automatischer Entfernung erkannter Kontaktdaten und Links), außerdem die Kategorie der Meldung, die Unterseite, den allgemeinen Geräte- bzw. Browsertyp und die Anzahl ähnlicher Meldungen. Das System kann auch eine Frage zu Umbra speichern, auf die der Assistant keine Antwort gefunden hat. Wir speichern weder das gesamte Gespräch noch die Audiodatei; wir fragen nicht nach Kontaktdaten und verwenden diese Meldungen nicht für Marketing. Solche Meldungen speichern wir getrennt von Briefings, um Fehler zu erkennen, Informationen auf der Website zu verbessern und doppelte Meldungen zu vermeiden (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Pflege und Verbesserung des Dienstes). Meldungen in der Datenbank werden automatisch 180 Tage nach der letzten Meldung des jeweiligen Problems gelöscht; für Benachrichtigungskopien im E-Mail-Postfach des Studios können eigene Aufbewahrungsfristen gelten. Ist eine Rückmeldung zur Website mehrdeutig formuliert, können wir zusätzlich die OpenAI API verwenden, um ihre Art zu erkennen. Dabei übermitteln wir ausschließlich die aktuelle Nachricht nach automatischer Entfernung erkannter Kontaktdaten und Links, ohne Gesprächsverlauf und ohne Daten aus dem Briefing; gesundheitliche Inhalte werden diesem Mechanismus nicht übergeben. Benachrichtigungen über neue Meldungen können über Resend an die E-Mail-Adresse des Studios gesendet werden. Die Automatik entfernt typische Kontaktdaten; dennoch bitten wir dich, im Chat keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten anzugeben. Bei einem Speicherfehler bestätigt der Assistant den Eingang der Meldung nicht. Über die Kontaktdaten des Verantwortlichen kannst du Zugang zu deinen gemeldeten Inhalten oder deren Löschung beantragen.
Für die Erstellung einer Antwort senden wir nur den dafür erforderlichen Text an OpenAI: die bereinigte Frage und die freigegebene Quellantwort von Umbra. Wir übermitteln keine Fotos aus dem Briefing, keine Kontaktdaten aus dem Formular und keine im Briefing gespeicherten Inhalte. Aufrufe der Responses API verwenden die Einstellung store: false; die Antwortspeicherung dieser API wird somit nicht als Gesprächsverlauf genutzt. Über die API übermittelte Daten werden von OpenAI standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet, es sei denn, die Organisation hat diese Datenfreigabe ausdrücklich aktiviert. OpenAI kann Inhalte jedoch standardmäßig bis zu 30 Tage in Protokollen zur Missbrauchsüberwachung speichern. Für berechtigte Organisationen stehen zusätzliche Aufbewahrungsmechanismen zur Verfügung, darunter Zero Data Retention.
Die Rechtsgrundlage hängt vom Inhalt der Frage ab: Wenn du Informationen zur Vorbereitung eines Entwurfs, zur Preisermittlung oder für vorvertragliche Maßnahmen anforderst, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für die allgemeine Bearbeitung von Anfragen, die Sicherheit des Dienstes und die Missbrauchsverhinderung gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, also unser berechtigtes Interesse an einem effizienten und sicheren Websitebetrieb.
Sprachnachrichten und Diktieren im Briefing. Wenn du das Mikrofon im Assistant oder an einem Freitextfeld des Briefings verwendest, zeichnet der Browser Ton auf, bis du die Aufnahme beendest. Anschließend wird die Aufnahme über unseren Server an den Transkriptionsdienst von OpenAI übermittelt, ausschließlich um Sprache in Text umzuwandeln. Umbra speichert die Audiodatei weder in der eigenen Datenbank noch im Dateispeicher; nach Abschluss der Anfrage behält der Server keine eigene Kopie der Aufnahme. Die Transkription erscheint im Nachrichten- oder Beschreibungsfeld. Du kannst sie lesen, bearbeiten und durch eine weitere Aufnahme ergänzen. Der ins Briefing eingefügte Text wird wie die übrigen Inhalte der Anfrage verarbeitet. Nimm auf diesem Weg keine Gesundheitsdaten oder anderen vertraulichen Informationen auf. Für die an OpenAI übermittelte Aufnahme gelten die API-Datenverarbeitungsregeln dieses Anbieters, einschließlich der standardmäßigen Protokolle zur Missbrauchsüberwachung, die bis zu 30 Tage gespeichert werden können.
Zur Missbrauchsbegrenzung verwenden wir einen mit Salt versehenen Hashwert der IP-Adresse, nicht die unveränderte IP-Adresse. Der Hashwert wird im Prozessspeicher zum Zählen der Anfragen genutzt und nicht zum Gesprächsinhalt hinzugefügt. Wenn du in die Analyse eingewilligt hast, erfassen wir ausschließlich technische Ereignisse des Assistants, etwa das Öffnen des Panels, Antworttyp, Konfidenzniveau, Wechsel zu einem Seitenabschnitt oder zum Briefing und den Seitenpfad. Weder der Fragetext noch der Antworttext wird an die Analyse übermittelt.
Newsletter und Informationen über freie Termine
Wenn du gesondert einwilligst, senden wir dir E-Mails zu freien Terminen, neuen Arbeiten und Materialien. Grundlage sind deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) sowie Art. 398 des polnischen Gesetzes vom 12. Juli 2024 über die elektronische Kommunikation (Prawo komunikacji elektronicznej). Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Link am Ende jeder E-Mail oder per E-Mail an uns widerrufen.
Websitestatistik, Werbung und technische Protokolle
Die Website verfügt über eine eigene Einwilligungsverwaltung. Analyse- und Marketingwerkzeuge sind standardmäßig deaktiviert. Externe Skripte können erst nach entsprechender Einwilligung ausgeführt werden. Eine Ablehnung verhindert nicht die Nutzung der Website oder der Formulare.
Technisch ist die Website für folgende Dienste vorbereitet:
- Google Tag Manager / Google-Werkzeuge für Analyse, Kampagnenmessung und die Konfiguration von Google Ads,
- Meta Pixel zur Messung von Kampagnen in Meta-Diensten.
Die Integrationsmechanismen allein senden keine Daten, solange die Kennungen dieser Dienste nicht konfiguriert sind. Sind sie aktiv, starten sie entsprechend der in der Einwilligungsverwaltung gespeicherten Auswahl. Bei Google übermitteln wir den Einwilligungsstatus über Consent Mode v2. Bei Ablehnung wird der Google-Tag in der grundlegenden Integrationsvariante vor einer Einwilligung nicht geladen.
Der Hostinganbieter kann unabhängig davon technische Anfrageprotokolle erstellen, die für Betrieb, Sicherheit und Fehlerdiagnose erforderlich sind.
3. Musst du Daten angeben?
Nein. Die Angabe von Daten ist vollständig freiwillig. Ohne Namen und E-Mail-Adresse können wir deine Anfrage jedoch nicht beantworten, weil uns dafür die Möglichkeit fehlt.
Mit einem Sternchen markierte Felder sind für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich. Die übrigen Angaben sind optional und helfen uns, den Entwurf besser auf deine Erwartungen abzustimmen.
4. Das Formular ist für Personen ab 16 Jahren
Wenn du jünger als 16 Jahre bist, muss dein Elternteil oder gesetzlicher Vormund das Formular ausfüllen. Minderjährige tätowieren wir ausschließlich in Anwesenheit eines Erziehungsberechtigten im Studio.
5. An wen wir Daten weitergeben
Wir nutzen externe Infrastruktur- und Dienstleistungsanbieter. Ihre jeweilige Rolle, Auftragsverarbeitung und mögliche Datenübermittlungen ergeben sich aus der Dienstkonfiguration sowie den vereinbarten Bedingungen und Verträgen. Die technischen Verwendungszwecke sind nachfolgend beschrieben:
| Anbieter | Verwendung | Verarbeitungsort |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting der Website und technische Betriebsprotokolle | Infrastruktur des Anbieters |
| Supabase Inc. | Datenbank für Anfragen und private Speicherung hochgeladener Dateien | Für den Dienst konfigurierte Projektregion |
| Resend | Versand von Briefingbestätigungen und Benachrichtigungen an das Studio | Infrastruktur des Anbieters |
| OpenAI | Transkription von Sprachaufnahmen aus dem Assistant und den Freitextfeldern des Briefings sowie bedingte sprachliche Formulierung von Antworten des Umbra Assistants über die API | Infrastruktur des Anbieters; Verarbeitung außerhalb des EWR gemäß den Bedingungen und Übermittlungsmechanismen des Anbieters möglich |
| Analyse und Werbemessung, ausschließlich wenn Google-Werkzeuge aktiv sind und die entsprechende Einwilligung vorliegt | Infrastruktur des Anbieters | |
| Meta Platforms Ireland | Werbemessung über Meta Pixel, ausschließlich wenn das Pixel aktiv ist und die Marketingeinwilligung vorliegt | Infrastruktur des Anbieters |
Daten können außerdem an unser Buchhaltungsbüro und bei Bedarf an eine Rechtsanwaltskanzlei gelangen. Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie niemandem zu Marketingzwecken weiter.
Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Einige Internetdienstanbieter können Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten. In diesem Fall nutzen wir die von der DSGVO vorgesehenen Übermittlungsmechanismen und die Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Du kannst uns fragen, welcher Mechanismus für deine Daten gilt.
6. Wie lange wir Daten aufbewahren
| Datenart | Zeitraum |
|---|---|
| Anfrage, die nicht zu einer Buchung geführt hat | 12 Monate nach dem letzten Kontakt |
| Dem Briefing zugeordnete Vorteilsdaten | So lange wie die zugehörige Anfrage: 12 Monate; wird das Projekt umgesetzt, zusammen mit den Kundenunterlagen so lange, wie es für Abrechnung und Ansprüche erforderlich ist |
| Anfrage eines Kunden, der bei uns ein Tattoo erhalten hat | 6 Jahre — Verjährungsfrist für Ansprüche |
| Hochgeladene Fotos und Dateien | 12 Monate, sofern sich das Projekt nicht in Umsetzung befindet |
| Newsletterdaten | Bis zum Widerruf der Einwilligung |
| Frage an Umbra Assistant | Umbra speichert keinen dauerhaften Gesprächsverlauf in der Datenbank; bei aktiver OpenAI API kann der Anbieter Inhalte standardmäßig bis zu 30 Tage in Protokollen zur Missbrauchsüberwachung speichern, sofern kein anderer genehmigter Aufbewahrungsmechanismus gilt |
| Sprachaufnahme für die Diktierfunktion | Umbra speichert die Audiodatei nach Abschluss der Anfrage nicht; OpenAI kann die zur Transkription übermittelten Inhalte standardmäßig bis zu 30 Tage in Protokollen zur Missbrauchsüberwachung speichern, sofern kein anderer genehmigter Aufbewahrungsmechanismus gilt |
| Im Studio ausgefüllter medizinischer Fragebogen | Gemäß den Hygienevorschriften und der Verjährungsfrist für Ansprüche |
Nach Ablauf dieser Fristen löschen oder anonymisieren wir die Daten.
7. Deine Rechte
Du hast das Recht:
- zu erfahren, welche Daten wir über dich besitzen, und eine Kopie zu erhalten
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen
- deine Daten löschen zu lassen („Recht auf Vergessenwerden“)
- die Verarbeitung einschränken zu lassen
- Daten an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen
- einer auf unserem berechtigten Interesse beruhenden Verarbeitung zu widersprechen
- deine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung zu berühren
Schreibe an kontakt.umbratattoo@gmail.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Wenn du unsere Datenverarbeitung für rechtswidrig hältst, kannst du eine Beschwerde beim Präsidenten der polnischen Datenschutzbehörde (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, einreichen.
8. Sicherheit
Die Website verwendet HTTPS. Nur im Studio tätige Personen haben nach Anmeldung Zugriff auf Anfragen. Hochgeladene Dateien speichern wir in einem geschützten Speicher ohne öffentliche Links.
9. Profiling und automatisierte Entscheidungen
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über dich, die rechtliche Auswirkungen haben. Umbra Assistant bucht keine Termine, trifft keine medizinischen Entscheidungen und erteilt keine Freigabe für die Durchführung eines Tattoos.
Wenn du in Marketing einwilligst und die entsprechenden Werbewerkzeuge aktiv sind, können Werbeanbieter Informationen über deine Websiteaktivität zur Kampagnenmessung, für Remarketing oder zur Bildung von Werbezielgruppen verwenden. Diese Einwilligung kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen.
10. Cookies und Datenspeicherung auf deinem Gerät
Beim ersten Besuch zeigen wir eine Einwilligungsverwaltung mit drei Kategorien:
| Kategorie | Standardeinstellung | Zweck |
|---|---|---|
| Erforderlich | aktiv | Sicherheit, Websitebetrieb und Speicherung von Einstellungen, die für die Nutzung des Dienstes erforderlich sind |
| Analyse | deaktiviert | Besuchsstatistiken und Bewertung des Nutzens der Inhalte |
| Werbung und Kampagnenmessung | deaktiviert | Messung der Werbewirksamkeit, Remarketing und Zielgruppen |
Die Einwilligung in Analyse und Marketing ist nicht voreingestellt. Du kannst alle Optionen akzeptieren, alle nicht erforderlichen ablehnen oder sie einzeln festlegen. Später kannst du deine Entscheidung über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern.
Die Einwilligungsentscheidung speichern wir lokal im Browser für bis zu 180 Tage, damit wir nicht bei jedem Seitenaufruf erneut fragen. Diese Speicherung dient ausschließlich dazu, deine Entscheidung zu merken. Nach Ablauf des Zeitraums bitten wir dich erneut um eine Auswahl.
Sprache der Website. Beim ersten Aufruf der Hauptadresse der Website wählen wir die Sprache anhand deiner Browsereinstellungen. Nur wenn sich daraus keine unterstützte Sprache ermitteln lässt, verwenden wir ergänzend das Land, das unser Hostinganbieter anhand deiner öffentlichen IP-Adresse bestimmt. Diese Funktion fordert keinen Zugriff auf das GPS deines Geräts an und speichert weder deine IP-Adresse noch dein Land. Wenn du eine Sprache manuell auswählst, wird das Cookie umbra-locale gespeichert. Es enthält ausschließlich den Sprachcode und bleibt bis zu 180 Tage gespeichert; deine gespeicherte Auswahl hat Vorrang vor der automatischen Auswahl. Du kannst die Sprache über die Sprachauswahl der Website ändern oder dieses Cookie in deinen Browsereinstellungen löschen.
Das Briefingformular speichert auch den Entwurfsfortschritt lokal im Browserspeicher (localStorage), damit du nach versehentlichem Schließen oder Aktualisieren der Seite nicht neu beginnen musst. Diese Daten bleiben auf deinem Gerät und werden nicht automatisch an Umbra gesendet. Nach erfolgreichem Absenden des Briefings wird die lokale Kopie gelöscht. Umbra Assistant selbst speichert keinen Gesprächsverlauf in localStorage. Erst wenn du bewusst „Zum Briefing hinzufügen“ auswählst, werden erkannte Projektinformationen mit dem vorhandenen lokalen Briefingentwurf zusammengeführt.
Nachdem du Tattoo Identity abgeschlossen und die Bedingungen des Vorteils bewusst akzeptiert hast, sendet der Browser den Zustand des abgeschlossenen Quiz (einschließlich technischer Sitzungskennung und Antworten) an unseren Server. Dies dient ausschließlich dazu, den Quizabschluss zu bestätigen und einen technisch signierten Datensatz für den Vorteil von 100 zł auszustellen. Diesen Quizzustand speichern wir bei der Beanspruchung des Vorteils nicht in der Datenbank. Der Server sendet den Vorteilsdatensatz an den Browser zurück: Annahmedatum, Gültigkeitsfrist, Version der Bedingungen, Sitzungskennung und Verifizierungssignatur. Dafür sind weder Name noch E-Mail-Adresse oder Telefonnummer erforderlich.
Der signierte Vorteilsdatensatz bleibt bis zum Absenden des Briefings lokal im Browser. Wenn du das Briefing absendest, gelangen die Vorteilsdaten zusammen mit deiner Anfrage an Umbra Tattoo, um den Vorteil zu prüfen und zu verrechnen. Nach erfolgreichem Absenden wird die lokale Kopie des Vorteils gelöscht.
Für die Speicherung von Informationen auf dem Gerät und den Zugriff darauf wenden wir Art. 399 des polnischen Gesetzes über die elektronische Kommunikation an. Für Gerätespeicher, der zur Bereitstellung einer vom Nutzer ausdrücklich angeforderten Funktion erforderlich ist, gilt die Ausnahme nach Art. 399 Abs. 3; Analyse und Marketing bleiben einwilligungsabhängig. Nach dem Widerruf der Einwilligung entfernt die Website bekannte eigene Analyse- und Marketingcookies für die Umbra-Domain und übermittelt den Anbietern den aktuellen Ablehnungsstatus. Cookies, die direkt auf externen Domains gesetzt wurden, können wir von unserer Website aus nicht entfernen.
11. Änderungen
Wenn wir die Datenverarbeitung ändern, aktualisieren wir diese Seite und das Versionsdatum. Letzte technische Aktualisierung: 23.10.2026.