Personvernerklæring
Denne erklæringen forklarer hvilke opplysninger vi samler inn gjennom umbratattoo.pl, hvorfor, på hvilket grunnlag og hvilke rettigheter du har. Den er skrevet for å kunne leses — uten unødvendig juridisk språk.
1. Hvem som er behandlingsansvarlig for opplysningene dine
Behandlingsansvarlig er Umbra Tattoo Patryk Kowalski, som driver studioet Umbra Tattoo, ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław, NIP 8992855848, REGON 382276097.
Kontakt ved spørsmål om personopplysninger: e-post kontakt.umbratattoo@gmail.com tlf. 517 230 159 postadresse: ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław
Vi har ikke utnevnt et personvernombud — skriv direkte til adressen ovenfor om alle spørsmål.
2. Hvilke opplysninger vi samler inn og hvorfor
Skjemaet for prosjektbeskrivelse og kontaktskjemaet
| Hva vi samler inn | Hvorfor | Rettslig grunnlag |
|---|---|---|
| Fornavn, e-postadresse, telefonnummer | For å svare og gi et pristilbud | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR — tiltak før en avtale inngås |
| Beskrivelse av ideen, plassering på kroppen, størrelse, stil, prioriteringer, budsjett, tidspunkt | For å utarbeide en design og et pristilbud | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR |
| Bilder og filer du sender inn | For å se inspirasjon, plassering på kroppen og eksisterende tatoveringer | Artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR — samtykket ditt |
| Opplysning om det finnes helseforhold som bør diskuteres (ja / nei / vet ikke) | For å vite at temaet må tas opp på konsultasjonen | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR |
| Hvordan du fant oss | Statistikk — for å vite hva som fungerer | Artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR — vår berettigede interesse |
| Hash av IP-adressen (ikke selve adressen) | For å begrense antall henvendelser fra én kilde — beskyttelse mot spam | Artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR — vår berettigede interesse |
| Opplysninger om en hentet Tattoo Identity-belønning: godkjenningsdato, gyldighetsfrist, vilkårsversjon, teknisk økt-ID og belønningens signatur | For å knytte 100 zł til riktig prosjektbeskrivelse, bekrefte godtatte vilkår, avregne fordelen og hindre at samme belønning brukes på nytt | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR — oppfyllelse av tilbudets godtatte vilkår; for å forebygge misbruk og forsvare rettskrav også artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR |
Om bilder. Vi ber deg om å ikke sende bilder som avslører opplysninger om helsen din — operasjonsarr, hudforandringer eller føflekker som vekker bekymring. Slike forhold diskuterer vi personlig på konsultasjonen. Hvis du likevel sender et slikt bilde, behandler vi det som ditt uttrykkelige samtykke til behandling av disse opplysningene for å utarbeide designen (artikkel 9 nr. 2 bokstav a i GDPR), og sletter dem sammen med resten av henvendelsen.
Skjemaene på nettstedet ber ikke om detaljerte medisinske opplysninger — allergier, sykdommer eller en liste over medisiner du bruker. Disse opplysningene gir du først i studioet, i helseskjemaet som fylles ut før økten. Ikke skriv eller dikter dem i tekstfeltene i prosjektbeskrivelsen eller i Umbra Assistant. Hvis teksten i et spørsmål til Assistant ser ut til å handle om helse, blir svarmodellen deaktivert, og Assistant henviser til et menneske eller en lege.
Umbra Assistant
Umbra Assistant brukes til spørsmål om studioet, priser, tatovører, forberedelser, etterbehandling og tatoveringsdesign. Vi lagrer ikke fullstendige samtalehistorikker fra Assistant. Vanlige spørsmål behandles av serveren bare for å velge et svar fra Umbras godkjente kunnskapsgrunnlag og sende det tilbake til brukeren. Unntaket gjelder korte meldinger om problemer med nettstedet og manglende informasjon, som er beskrevet nedenfor.
Noen svar kan språkvaskes av tjenesten OpenAI API, men bare når KI-funksjonen er aktiv og spørsmålet passerer sikkerhetsreglene våre. Spørsmål om helse, usikker tilgjengelighet av timer og andre kategorier merket som risikofylte sendes ikke til modellen. Før et spørsmål eventuelt sendes til OpenAI, fjerner vi automatisk gjenkjente e-postadresser, telefonnumre og lenker. Derfor ber vi deg om, til tross for disse sikkerhetstiltakene, å ikke skrive helseopplysninger, telefonnummer, e-postadresse eller annen fortrolig informasjon i Assistant.
Kundenes stemme — tilbakemeldinger om nettstedet. Hvis du melder fra om et teknisk problem, manglende informasjon eller foreslår en forbedring av nettstedet i en melding, kan vi lagre et kort utdrag fra akkurat denne meldingen (maksimalt 700 tegn, etter automatisk fjerning av gjenkjente kontaktopplysninger og lenker), meldingskategori, underside, generell type enhet/nettleser og antall lignende meldinger. Systemet kan også lagre et spørsmål om Umbra som Assistant ikke fant svar på. Vi lagrer ikke hele samtalen eller lydfilen; vi ber ikke om kontaktopplysninger og bruker ikke disse meldingene til markedsføring. Slike meldinger lagres separat fra prosjektbeskrivelsene for å oppdage feil, forbedre informasjonen på nettstedet og motvirke dupliserte rapporter (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR — berettiget interesse i å vedlikeholde og forbedre nettstedet). Meldinger i databasen slettes automatisk 180 dager etter den siste meldingen om det aktuelle problemet; kopier av varsler i studioets e-postinnboks kan være underlagt egne lagringsperioder. Hvis en tilbakemelding om nettstedet er tvetydig formulert, kan vi i tillegg bruke OpenAI API til å identifisere typen. Da sender vi bare den aktuelle meldingen etter automatisk fjerning av gjenkjente kontaktopplysninger og lenker, uten samtalehistorikk og uten opplysninger fra prosjektbeskrivelsen; helserelatert innhold sendes ikke til denne funksjonen. Varsler om nye meldinger kan sendes til studioets e-post gjennom Resend. Automatikken fjerner vanlige kontaktopplysninger, men vi ber deg om å ikke oppgi personopplysninger eller fortrolig informasjon i chatten. Ved en lagringsfeil bekrefter ikke Assistant at meldingen er mottatt. Du kan kontakte oss via den behandlingsansvarliges kontaktopplysninger for å be om innsyn i eller sletting av innholdet du har meldt inn.
For å lage svar sender vi bare teksten til OpenAI som er nødvendig for å formulere svaret: brukerens rensede spørsmål og Umbras godkjente kildesvar. Vi sender ikke bilder fra prosjektbeskrivelsen, kontaktopplysninger fra skjemaet eller innhold som er lagret i prosjektbeskrivelsen. Kall til Responses API har innstillingen store: false, så vi bruker ikke API-ets svarlagring som samtalehistorikk. Opplysninger som sendes gjennom API-et, brukes som standard ikke av OpenAI til å trene modeller, med mindre organisasjonen uttrykkelig aktiverer slik deling. OpenAI kan likevel normalt lagre innhold i logger for overvåking av misbruk i opptil 30 dager; for kvalifiserte organisasjoner finnes ytterligere mekanismer for lagringstid, inkludert Zero Data Retention.
Grunnlaget for behandlingen avhenger av innholdet i spørsmålet: når du ber om informasjon som er nødvendig for å utarbeide en design, et pristilbud eller gjennomføre tiltak før en avtale inngås — artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR; for generell håndtering av spørsmål, tjenestens sikkerhet og forebygging av misbruk — artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR, altså vår berettigede interesse i effektiv og sikker drift av nettstedet.
Talemeldinger og diktering i prosjektbeskrivelsen. Hvis du bruker mikrofonen i Assistant eller ved tekstfeltet i prosjektbeskrivelsen, tar nettleseren opp lyd til du stopper opptaket. Opptaket sendes deretter gjennom serveren vår til OpenAIs transkripsjonstjeneste bare for å gjøre tale om til tekst. Umbra lagrer ikke lydfilen i databasen eller fillageret sitt; når forespørselen er avsluttet, beholder ikke serveren en egen kopi av opptaket. Transkripsjonsteksten vises i meldings- eller beskrivelsesfeltet, der du kan lese, rette og supplere den med et nytt opptak. Tekst som settes inn i prosjektbeskrivelsen, behandles videre på samme måte som resten av innholdet i henvendelsen. Ikke ta opp helseopplysninger eller annen fortrolig informasjon på denne måten. Opptak som sendes til OpenAI, er underlagt leverandørens regler for behandling av API-data, inkludert vanlige logger for overvåking av misbruk, som kan lagres i opptil 30 dager.
For å begrense misbruk bruker vi en saltet hash av IP-adressen, ikke den opprinnelige IP-adressen. Hashen brukes i prosessminnet til å telle forespørsler og legges ikke til samtaleinnholdet. Hvis brukeren har samtykket til analyse, registrerer vi bare tekniske hendelser i Assistant, som åpning av panelet, svartype, konfidensnivå, overgang til en del av siden eller prosjektbeskrivelsen og sidens sti. Vi sender verken spørsmålsteksten eller svarteksten til analyseverktøyene.
Nyhetsbrev og informasjon om ledige timer
Hvis du krysser av for et eget samtykke, sender vi e-post om ledige timer, nye tatoveringer og materiell. Grunnlag: samtykket ditt (artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR) og artikkel 398 i den polske loven av 12. juli 2024 — Prawo komunikacji elektronicznej (lov om elektronisk kommunikasjon). Du kan trekke samtykket tilbake når som helst — via lenken nederst i hver e-post eller ved å sende oss en e-post.
Nettstedsstatistikk, annonser og tekniske logger
Nettstedet har sin egen funksjon for samtykkehåndtering. Analyse- og markedsføringsverktøy er deaktivert som standard. Eksterne skript kan først startes etter at brukeren har gitt det aktuelle samtykket. Et avslag hindrer ikke bruk av nettstedet eller skjemaene.
Teknisk er nettstedet klargjort for bruk av:
- Google Tag Manager / Googles verktøy — til analyse, måling av kampanjeeffekt og konfigurasjon av Google Ads,
- Meta Pixel — til måling av kampanjer i Metas tjenester.
Integrasjonsfunksjonene i seg selv sender ikke opplysninger hvis tjenestenes ID-er ikke er konfigurert. Hvis tjenestene er aktive, starter de i samsvar med valget som er lagret i samtykkepanelet. For Google sender vi samtykkestatus etter Consent Mode v2; ved avslag lastes Google-taggen i integrasjonens grunnvariant ikke før samtykke er gitt.
Hostingleverandøren kan uavhengig av dette opprette tekniske forespørselslogger som er nødvendige for nettstedets drift, sikkerhet og feilsøking.
3. Om du må oppgi opplysninger
Nei. Det er helt frivillig å oppgi opplysninger — men uten fornavn og e-postadresse kan vi ikke svare på henvendelsen, fordi vi ikke har noen måte å gjøre det på.
Felt merket med stjerne er nødvendige for å håndtere henvendelsen. Resten er valgfrie og hjelper oss med å tilpasse designen bedre til forventningene dine.
4. Skjemaet er for personer fra 16 år
Hvis du er under 16 år, må en forelder eller verge fylle ut skjemaet. Vi tatoverer mindreårige bare med en foresatt til stede i studioet.
5. Hvem vi deler opplysningene med
Vi bruker eksterne leverandører av infrastruktur og tjenester. Omfanget av rollen deres, behandling på våre vegne og eventuelle overføringer følger av tjenestens konfigurasjon og inngåtte vilkår og avtaler. Nedenfor beskriver vi det tekniske formålet med bruken:
| Leverandør | Bruk | Hvor behandlingen skjer |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting av nettstedet og tekniske driftslogger | leverandørens infrastruktur |
| Supabase Inc. | Database for henvendelser og privat lagring av opplastede filer | prosjektregionen som er konfigurert for tjenesten |
| Resend | Utsending av bekreftelser på prosjektbeskrivelser og varsler til studioet | leverandørens infrastruktur |
| OpenAI | Transkripsjon av taleopptak fra Assistant og tekstfeltene i prosjektbeskrivelsen samt betinget språklig formulering av Umbra Assistants svar gjennom API | leverandørens infrastruktur; behandling utenfor EØS kan forekomme i henhold til leverandørens vilkår og overføringsmekanismer |
| Analyse og annonsemåling — bare hvis Googles verktøy er aktive og brukeren har gitt det aktuelle samtykket | leverandørens infrastruktur | |
| Meta Platforms Ireland | Annonsemåling gjennom Meta Pixel — bare hvis Pixel er aktiv og brukeren har gitt markedsføringssamtykke | leverandørens infrastruktur |
Opplysninger kan også deles med regnskapskontoret vårt og, hvis det blir nødvendig, et advokatfirma. Vi selger ikke opplysningene dine og deler dem ikke med noen til markedsføringsformål.
Overføring utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Noen leverandører av internettjenester kan også behandle opplysninger utenfor EØS. I slike tilfeller bruker vi overføringsmekanismene som GDPR åpner for, og den aktuelle leverandørens vilkår. Du kan be oss om informasjon om hvilken mekanisme som gjelder for opplysningene dine.
6. Hvor lenge vi lagrer opplysningene
| Type opplysninger | Lagringsperiode |
|---|---|
| Henvendelse som ikke førte til en bestilling | 12 måneder fra siste kontakt |
| Belønningsopplysninger knyttet til en prosjektbeskrivelse | Like lenge som henvendelsen de er knyttet til — 12 måneder, og hvis prosjektet gjennomføres: sammen med kundedokumentasjonen i perioden som er nødvendig for avregning og rettskrav |
| Henvendelse fra en kunde som har tatt en tatovering hos oss | 6 år — foreldelsesfristen for krav |
| Opplastede bilder og filer | 12 måneder, med mindre prosjektet pågår |
| Opplysninger til nyhetsbrev | Til samtykket trekkes tilbake |
| Spørsmål til Umbra Assistant | Umbra lagrer ikke en varig samtalehistorikk i databasen; når OpenAI API er aktivt, kan leverandøren normalt lagre innholdet i logger for overvåking av misbruk i opptil 30 dager, med mindre en annen godkjent lagringsmekanisme gjelder |
| Taleopptak brukt til diktering | Umbra lagrer ikke lydfilen etter at forespørselen er avsluttet; OpenAI kan normalt lagre innhold sendt til transkripsjon i logger for overvåking av misbruk i opptil 30 dager, med mindre en annen godkjent lagringsmekanisme gjelder |
| Helseskjema som fylles ut i studioet | I samsvar med hygieneregelverket og foreldelsesfristen for krav |
Etter disse fristene sletter eller anonymiserer vi opplysningene.
7. Rettighetene dine
Du har rett til å:
- vite hvilke opplysninger vi har om deg og få en kopi av dem
- rette opplysninger som er feil
- slette opplysningene dine («retten til å bli glemt»)
- begrense behandlingen
- overføre opplysningene til en annen behandlingsansvarlig
- protestere mot behandling som bygger på vår berettigede interesse
- trekke samtykket tilbake når som helst — uten at det påvirker behandlingen før tilbaketrekkingen
Skriv til kontakt.umbratattoo@gmail.com — vi svarer innen 30 dager.
Hvis du mener at vi behandler opplysningene dine i strid med loven, kan du klage til lederen for den polske personvernmyndigheten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Sikkerhet
Nettstedet bruker HTTPS. Bare personer som jobber i studioet, har tilgang til henvendelsene etter innlogging. Opplastede filer lagres i et sikret fillager uten offentlige lenker.
9. Profilering og automatiserte avgjørelser
Vi tar ikke avgjørelser om deg med rettslige virkninger utelukkende gjennom automatisert behandling. Umbra Assistant bestiller ikke timer, tar ikke medisinske avgjørelser og godkjenner ikke kunder for tatovering.
Hvis du gir markedsføringssamtykke og de aktuelle annonseverktøyene er aktive, kan annonseleverandører bruke opplysninger om aktivitet på nettstedet til kampanjemåling, remarketing eller opprettelse av annonsemålgrupper. Du kan trekke slikt samtykke tilbake når som helst via lenken «Innstillinger for informasjonskapsler» i bunnteksten.
10. Informasjonskapsler og lagring av opplysninger på enheten
Ved første besøk viser vi et samtykkepanel med tre kategorier:
| Kategori | Som standard | Bruk |
|---|---|---|
| Nødvendige | aktiv | sikkerhet, nettstedets funksjon og lagring av innstillinger som trengs for å bruke tjenesten |
| Analyse | deaktivert | besøksstatistikk og vurdering av innholdets nytteverdi |
| Annonser og kampanjemåling | deaktivert | måling av annonseeffekt, remarketing og målgrupper |
Samtykke til analyse og markedsføring er ikke forhåndsvalgt. Du kan godta alle alternativer, avvise alle unødvendige eller stille dem inn hver for seg. Du kan endre beslutningen senere via «Innstillinger for informasjonskapsler» i bunnteksten.
Selve samtykkevalget lagres lokalt i nettleseren i opptil 180 dager, slik at vi ikke må spørre ved hver sidevisning. Denne lagringen er bare nødvendig for å huske beslutningen. Når perioden er utløpt, ber vi om et nytt valg.
Språk på nettstedet. Når du besøker nettstedets hovedadresse for første gang, velger vi språk ut fra språkinnstillingene i nettleseren. Bare hvis disse innstillingene ikke gir et språk som støttes, bruker vi som reserve landet som hostingleverandøren oppgir basert på den offentlige IP-adressen din. Denne funksjonen ber ikke om tilgang til GPS på enheten din og lagrer verken IP-adressen din eller landet ditt. Når du velger språk manuelt, lagres informasjonskapselen umbra-locale. Den inneholder bare språkkoden og lagres i opptil 180 dager; det lagrede valget har forrang fremfor automatisk valg. Du kan endre språk med språkvelgeren på nettstedet eller slette denne informasjonskapselen i nettleserinnstillingene.
Skjemaet for prosjektbeskrivelse lagrer også pågående fremdrift lokalt i nettleserens minne (localStorage), slik at du ikke må begynne fra bunnen av hvis siden lukkes eller oppdateres ved et uhell. Opplysningene blir på enheten din og sendes ikke automatisk til Umbra. Når prosjektbeskrivelsen er sendt inn på riktig måte, slettes den lokale kopien. Umbra Assistant lagrer ikke selv samtalehistorikken i localStorage; først når du bevisst klikker på «Overfør til prosjektbeskrivelsen», legges gjenkjente opplysninger om designen til det eksisterende lokale utkastet til prosjektbeskrivelsen.
Når du har fullført Tattoo Identity og bevisst godtatt vilkårene for belønningen, sender nettleseren tilstanden til den fullførte quizen (inkludert teknisk økt-ID og svar) til serveren vår bare for å bekrefte at quizen er fullført, og opprette en teknisk signert post for belønningen på 100 zł. Vi lagrer ikke denne quiztilstanden i databasen når belønningen hentes. Serveren sender belønningsposten tilbake til nettleseren: godkjenningsdato, gyldighetsfrist, vilkårsversjon, økt-ID og verifiseringssignatur. Dette krever ikke at du oppgir fornavn, e-postadresse eller telefonnummer.
Den signerte belønningsposten blir lokalt i nettleseren til prosjektbeskrivelsen sendes. Hvis du velger å sende prosjektbeskrivelsen, mottar Umbra Tattoo belønningsopplysningene sammen med henvendelsen for å verifisere og avregne fordelen; etter vellykket innsending slettes den lokale kopien av belønningen.
Vi følger reglene for lagring av og tilgang til informasjon på enheten i samsvar med artikkel 399 i den polske loven om elektronisk kommunikasjon, Prawo komunikacji elektronicznej. For lagring på enheten som er nødvendig for å levere en funksjon brukeren uttrykkelig har bedt om, bruker vi unntaket i artikkel 399 nr. 3; analyse og markedsføring er fortsatt avhengig av samtykke. Når samtykket trekkes tilbake, sletter nettstedet kjente egne analyse- og markedsføringskapsler som er satt for Umbras domene, og sender den aktuelle avslagsstatusen til leverandørene. Vi kan ikke slette informasjonskapsler som er satt direkte på eksterne domener, fra nettstedet vårt.
11. Endringer
Hvis vi endrer hvordan vi behandler opplysninger, oppdaterer vi denne siden og versjonsdatoen. Siste tekniske oppdatering: 23.10.2026.