Politique de confidentialité
Cette politique explique quelles données nous collectons sur le site umbratattoo.pl, pourquoi, sur quelle base et quels sont vos droits à ce sujet. Elle est rédigée pour être lisible, sans jargon juridique superflu.
1. Qui est responsable du traitement de vos données
Le responsable du traitement est Umbra Tattoo Patryk Kowalski, qui exploite le studio Umbra Tattoo, ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław, NIP 8992855848, REGON 382276097.
Contact pour les questions relatives aux données personnelles : e-mail kontakt.umbratattoo@gmail.com tél. 517 230 159 adresse de correspondance : ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław
Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données. Pour toute question, écrivez directement à l’adresse ci-dessus.
2. Quelles données nous collectons et pourquoi
Formulaire de brief et formulaire de contact
| Données collectées | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Prénom, e-mail, téléphone | Vous répondre et vous présenter un devis | Art. 6, par. 1, point b du RGPD — démarches précontractuelles |
| Description de l’idée, emplacement sur le corps, taille, style, priorités, budget, date souhaitée | Préparer le projet et le devis | Art. 6, par. 1, point b du RGPD |
| Photos et fichiers que vous envoyez | Voir vos inspirations, l’emplacement sur le corps et les tatouages existants | Art. 6, par. 1, point a du RGPD — votre consentement |
| Indication de l’existence de questions de santé à aborder (oui / non / je ne sais pas) | Savoir que le sujet doit être abordé lors de la consultation | Art. 6, par. 1, point b du RGPD |
| Comment vous nous avez connus | Statistiques — savoir ce qui fonctionne | Art. 6, par. 1, point f du RGPD — notre intérêt légitime |
| Empreinte hachée de l’adresse IP, et non l’adresse elle-même | Limiter le nombre de demandes provenant d’une même source — protection contre le spam | Art. 6, par. 1, point f du RGPD — notre intérêt légitime |
| Données de la récompense obtenue après Tattoo Identity : date d’acceptation, date de fin de validité, version du règlement, identifiant technique de session et signature de la récompense | Associer les 100 zł au bon brief, confirmer les conditions acceptées, appliquer l’avantage et empêcher la réutilisation de la même récompense | Art. 6, par. 1, point b du RGPD — exécution des conditions acceptées de l’opération ; pour la prévention des abus et la défense en cas de réclamation, également art. 6, par. 1, point f du RGPD |
À propos des photos. Merci de ne pas envoyer de photos révélant des informations sur votre santé : cicatrices postopératoires, lésions cutanées ou grains de beauté qui suscitent des doutes. Nous abordons ces questions en personne lors de la consultation. Si vous envoyez malgré tout une telle photo, nous considérerons cet envoi comme votre consentement explicite au traitement de ces données pour préparer le projet (art. 9, par. 2, point a du RGPD) et la supprimerons avec le reste de la demande.
Les formulaires du site ne demandent pas de données médicales détaillées, telles que des allergies, des maladies ou la liste des médicaments que vous prenez. Vous fournissez ces informations uniquement au studio, sur la fiche médicale remplie avant la séance. Ne les saisissez pas et ne les dictez pas dans les champs descriptifs du brief ni dans Umbra Assistant. Si le texte d’une question adressée à l’Assistant semble concerner la santé, la couche du modèle de réponse est désactivée et l’Assistant vous oriente vers une personne ou un médecin.
Umbra Assistant
Umbra Assistant permet de poser des questions sur le studio, les prix, les artistes, la préparation, les soins et le projet de tatouage. Nous ne conservons pas l’historique complet des conversations avec l’Assistant. Les questions ordinaires sont traitées par le serveur uniquement pour sélectionner une réponse dans les connaissances validées d’Umbra et la transmettre à l’utilisateur. Une exception concerne les courts signalements de problèmes du site et d’informations manquantes décrits ci-dessous.
Certaines réponses peuvent être reformulées pour améliorer leur fluidité par le service OpenAI API, mais uniquement lorsque la couche d’IA est active et que la question passe nos règles de sécurité. Les questions portant sur la santé, une disponibilité de rendez-vous incertaine et d’autres catégories identifiées comme risquées ne sont pas envoyées au modèle. Avant tout éventuel envoi d’une question à OpenAI, nous supprimons automatiquement les adresses e-mail, numéros de téléphone et liens détectés. Malgré ces précautions, nous vous demandons donc de ne pas saisir dans l’Assistant de données de santé, de numéro de téléphone, d’adresse e-mail ou d’autres informations confidentielles.
La voix des clients — remarques sur le site. Si vous signalez dans un message un problème technique, une information manquante ou proposez une amélioration du site, nous pouvons conserver un court extrait de ce seul message (au maximum 700 caractères, après suppression automatique des coordonnées et liens détectés), la catégorie du signalement, la sous-page, le type général d’appareil ou de navigateur et le nombre de signalements similaires. Le système peut aussi conserver une question relative à Umbra à laquelle l’Assistant n’a pas trouvé de réponse. Nous ne conservons ni la conversation entière ni le fichier audio ; nous ne demandons pas de coordonnées et n’utilisons pas ces signalements à des fins de marketing. Ces signalements sont conservés séparément des briefs afin de détecter les dysfonctionnements, d’améliorer les informations du site et de limiter les signalements en double (art. 6, par. 1, point f du RGPD — intérêt légitime à maintenir et à améliorer le site). Les signalements en base de données sont automatiquement supprimés 180 jours après le dernier signalement du problème concerné ; les copies des notifications dans la boîte e-mail du studio peuvent être soumises à des durées de conservation distinctes. Lorsqu’une remarque sur le site est formulée de manière ambiguë, nous pouvons aussi utiliser OpenAI API pour en déterminer la catégorie. Nous transmettons alors uniquement le message actuel, après suppression automatique des coordonnées et liens détectés, sans historique de conversation ni données du brief ; les contenus relatifs à la santé ne sont pas soumis à ce mécanisme. Des notifications de nouveaux signalements peuvent être envoyées à l’e-mail du studio par le service Resend. Le mécanisme automatique supprime les coordonnées courantes, mais nous vous demandons de ne pas fournir d’informations personnelles ou confidentielles dans le chat. En cas d’erreur d’enregistrement, l’Assistant ne confirme pas la réception du signalement. Vous pouvez nous demander l’accès au contenu signalé ou sa suppression en utilisant les coordonnées du responsable du traitement.
Pour produire les réponses, nous envoyons à OpenAI uniquement le texte nécessaire à leur formulation : la question de l’utilisateur après nettoyage et la réponse source validée d’Umbra. Nous ne transmettons ni les photos du brief, ni les coordonnées du formulaire, ni le contenu enregistré dans le brief. Les appels à Responses API utilisent le paramètre store: false : nous n’utilisons donc pas la conservation des réponses comme historique de conversation du côté de cette API. Par défaut, les données transmises par API ne sont pas utilisées par OpenAI pour entraîner les modèles, sauf si l’organisation active expressément ce partage. OpenAI peut toutefois conserver habituellement les contenus dans des journaux de surveillance des abus pendant une durée allant jusqu’à 30 jours ; d’autres mécanismes de conservation, notamment Zero Data Retention, sont disponibles pour les organisations éligibles.
La base du traitement dépend du contenu de la question : lorsque vous demandez des informations nécessaires à la préparation d’un projet, d’un devis ou à des démarches précontractuelles, il s’agit de l’art. 6, par. 1, point b du RGPD ; pour le traitement général des demandes, la sécurité du service et la prévention des abus, il s’agit de l’art. 6, par. 1, point f du RGPD, c’est-à-dire notre intérêt légitime à assurer un fonctionnement efficace et sûr du site.
Messages vocaux et dictée dans le brief. Si vous utilisez le microphone dans l’Assistant ou à côté d’un champ descriptif du brief, le navigateur enregistre le son jusqu’à ce que vous arrêtiez l’enregistrement. Celui-ci est ensuite transmis par notre serveur au service de transcription d’OpenAI, uniquement pour convertir la parole en texte. Umbra ne conserve pas le fichier audio dans sa base de données ni dans son espace de stockage ; une fois la requête terminée, le serveur ne garde pas sa propre copie de l’enregistrement. Le texte transcrit est inséré dans le champ du message ou de la description ; vous pouvez le relire, le corriger et le compléter par un nouvel enregistrement. Le texte saisi dans le brief est ensuite traité de la même manière que le reste de la demande. N’enregistrez pas de cette façon de données de santé ni d’autres informations confidentielles. L’enregistrement transmis à OpenAI est soumis aux règles de traitement des données de l’API de ce prestataire, notamment aux journaux habituels de surveillance des abus, qui peuvent être conservés jusqu’à 30 jours.
Pour limiter les abus, nous utilisons un hachage salé de l’adresse IP, et non l’adresse IP brute. Ce hachage est utilisé dans la mémoire du processus pour compter les requêtes et n’est pas ajouté au contenu de la conversation. Si l’utilisateur a consenti à l’analyse d’audience, nous enregistrons uniquement des événements techniques de l’Assistant : ouverture du panneau, type de réponse, niveau de confiance, passage à une section du site ou au brief et chemin de la page. Nous ne transmettons aux outils d’analyse ni le texte de la question ni celui de la réponse.
Newsletter et informations sur les créneaux disponibles
Si vous donnez un consentement distinct, nous vous enverrons des e-mails sur les créneaux disponibles, les nouvelles réalisations et les ressources. Base juridique : votre consentement (art. 6, par. 1, point a du RGPD) et l’art. 398 de la loi du 12 juillet 2024 — Prawo komunikacji elektronicznej (loi sur les communications électroniques). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment par le lien figurant au bas de chaque e-mail ou en nous écrivant.
Statistiques du site, publicité et journaux techniques
Le site dispose de son propre mécanisme de gestion du consentement. Par défaut, les outils d’analyse d’audience et de marketing sont désactivés. Les scripts externes ne peuvent être exécutés qu’après le consentement approprié de l’utilisateur. Un refus ne bloque pas l’utilisation du site ni des formulaires.
Sur le plan technique, le site est prêt à utiliser :
- Google Tag Manager / les outils Google, pour l’analyse d’audience, la mesure de l’efficacité des campagnes et la configuration de Google Ads ;
- Meta Pixel, pour mesurer les campagnes menées sur les services Meta.
Les mécanismes d’intégration eux-mêmes n’envoient aucune donnée si les identifiants de ces services ne sont pas configurés. S’ils sont actifs, ils se lancent conformément au choix enregistré dans le panneau de consentement. Pour Google, nous transmettons l’état du consentement selon le modèle Consent Mode v2 ; en cas de refus, dans la version de base de l’intégration, la balise Google n’est pas chargée avant l’obtention du consentement.
L’hébergeur peut produire de manière indépendante des journaux techniques de requêtes nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et au diagnostic du site.
3. Devez-vous fournir vos données ?
Non. La fourniture des données est entièrement volontaire. Toutefois, sans prénom ni adresse e-mail, nous ne pourrons pas répondre à la demande, faute de moyen de le faire.
Les champs marqués d’un astérisque sont nécessaires au traitement de la demande. Les autres sont facultatifs et permettent de mieux adapter le projet à vos attentes.
4. Le formulaire est destiné aux personnes de 16 ans et plus
Si vous avez moins de 16 ans, votre parent ou représentant légal doit remplir le formulaire. Nous tatouons les personnes mineures uniquement en présence de leur représentant au studio.
5. À qui nous transmettons les données
Nous faisons appel à des prestataires externes d’infrastructure et de services. L’étendue de leur rôle, du traitement qui leur est confié et des éventuels transferts dépend de la configuration du service ainsi que des conditions et contrats convenus. Leur utilisation technique est décrite ci-dessous :
| Prestataire | Utilisation | Lieu du traitement |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement du site et journaux techniques de fonctionnement | infrastructure du prestataire |
| Supabase Inc. | Base de données des demandes et stockage privé des fichiers envoyés | région du projet configurée pour le service |
| Resend | Envoi des e-mails de confirmation du brief et des notifications au studio | infrastructure du prestataire |
| OpenAI | Transcription des enregistrements vocaux de l’Assistant et des champs descriptifs du brief, ainsi que formulation linguistique conditionnelle des réponses d’Umbra Assistant par API | infrastructure du prestataire ; traitement possible hors EEE conformément aux conditions et mécanismes de transfert du prestataire |
| Analyse d’audience et mesure publicitaire, uniquement si les outils Google sont actifs et si l’utilisateur a donné le consentement approprié | infrastructure du prestataire | |
| Meta Platforms Ireland | Mesure publicitaire par Meta Pixel, uniquement si le Pixel est actif et si l’utilisateur a donné son consentement marketing | infrastructure du prestataire |
Les données peuvent également être transmises à notre cabinet comptable et, si nécessaire, à un cabinet juridique. Nous ne vendons pas vos données et ne les transmettons à personne à des fins de marketing.
Transferts hors de l’Espace économique européen. Certains prestataires de services en ligne peuvent aussi traiter les données hors EEE. Dans ce cas, nous utilisons les mécanismes de transfert prévus par le RGPD et les conditions du prestataire concerné. Vous pouvez nous demander quel mécanisme s’applique à vos données.
6. Combien de temps nous conservons les données
| Type de données | Durée |
|---|---|
| Demande n’ayant pas abouti à une réservation | 12 mois à compter du dernier contact |
| Données de la récompense associée au brief | Aussi longtemps que la demande à laquelle elles sont associées : 12 mois ; si le projet entre en phase de réalisation, avec le dossier du client pendant la durée nécessaire aux règlements et aux réclamations |
| Demande d’un client qui s’est fait tatouer chez nous | 6 ans — délai de prescription des réclamations |
| Photos et fichiers envoyés | 12 mois, sauf si le projet est en cours de réalisation |
| Données de la newsletter | Jusqu’au retrait du consentement |
| Question adressée à Umbra Assistant | Umbra n’enregistre pas d’historique durable de la conversation en base de données ; lorsque OpenAI API est active, le prestataire peut habituellement conserver les contenus dans des journaux de surveillance des abus jusqu’à 30 jours, sauf si un autre mécanisme de conservation approuvé s’applique |
| Enregistrement vocal utilisé pour la dictée | Umbra ne conserve pas le fichier audio après la fin de la requête ; OpenAI peut habituellement conserver le contenu transmis pour transcription dans des journaux de surveillance des abus jusqu’à 30 jours, sauf si un autre mécanisme de conservation approuvé s’applique |
| Fiche médicale remplie au studio | Conformément aux règles sanitaires et au délai de prescription des réclamations |
À l’expiration de ces délais, nous supprimons ou anonymisons les données.
7. Vos droits
Vous avez le droit de :
- savoir quelles données nous détenons à votre sujet et d’en obtenir une copie ;
- rectifier les données inexactes ;
- faire supprimer vos données (« droit à l’oubli ») ;
- limiter le traitement ;
- transférer les données à un autre responsable du traitement ;
- vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
- retirer votre consentement à tout moment, sans effet sur ce que nous avons fait avant ce retrait.
Écrivez à kontakt.umbratattoo@gmail.com : nous répondons sous 30 jours.
Si vous estimez que nous traitons vos données en violation de la loi, vous pouvez déposer une réclamation auprès du président de l’Office polonais de protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Sécurité
Le site fonctionne en HTTPS. Seules les personnes travaillant au studio ont accès aux demandes, après authentification. Les fichiers envoyés sont conservés dans un espace sécurisé, sans liens publics.
9. Profilage et décisions automatisées
Nous ne prenons pas à votre égard de décisions produisant des effets juridiques sur une base exclusivement automatisée. Umbra Assistant ne réserve pas de rendez-vous, ne prend pas de décisions médicales et ne valide pas l’aptitude d’un client à se faire tatouer.
Si vous donnez votre consentement marketing et que les outils publicitaires correspondants sont actifs, les prestataires publicitaires peuvent utiliser les informations sur votre activité sur le site pour mesurer les campagnes, faire du remarketing ou créer des audiences publicitaires. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment par le lien « Paramètres des cookies » situé en bas du site.
10. Cookies et stockage de données sur l’appareil
Lors de votre première visite, nous affichons un panneau de consentement comportant trois catégories :
| Catégorie | Par défaut | Utilité |
|---|---|---|
| Nécessaires | active | sécurité, fonctionnement du site et mémorisation des paramètres nécessaires à son utilisation |
| Analyse d’audience | désactivée | statistiques de fréquentation et évaluation de l’utilité des contenus |
| Publicité et mesure des campagnes | désactivée | mesure de l’efficacité publicitaire, remarketing et audiences |
Le consentement à l’analyse d’audience et au marketing n’est pas donné par défaut. Vous pouvez accepter toutes les options, refuser toutes celles qui ne sont pas nécessaires ou les régler séparément. Vous pouvez revenir sur votre décision plus tard grâce aux « Paramètres des cookies » en bas du site.
Nous enregistrons votre choix de consentement localement dans le navigateur pendant une durée allant jusqu’à 180 jours, afin de ne pas vous le redemander à chaque page vue. Cet enregistrement sert uniquement à mémoriser votre décision. À l’expiration de cette durée, nous vous demandons de choisir à nouveau.
Langue du site. Lors de votre première visite à l’adresse principale du site, nous choisissons la langue selon les préférences de votre navigateur. Seulement si ces préférences ne permettent pas de choisir une langue prise en charge, nous utilisons en complément le pays indiqué par notre hébergeur à partir de votre adresse IP publique. Cette fonction ne demande pas l’accès au GPS de votre appareil et n’enregistre ni votre adresse IP ni votre pays. Lorsque vous choisissez une langue manuellement, le cookie umbra-locale est enregistré. Il contient uniquement le code de la langue et est conservé pendant une durée maximale de 180 jours ; ce choix mémorisé est prioritaire sur la sélection automatique. Vous pouvez changer de langue avec le sélecteur de langue du site ou supprimer ce cookie dans les paramètres de votre navigateur.
Le formulaire de brief enregistre aussi la progression du brouillon localement dans la mémoire du navigateur (localStorage), afin de ne pas devoir recommencer après une fermeture ou une actualisation accidentelle de la page. Cet enregistrement reste sur votre appareil et n’est pas automatiquement envoyé à Umbra. Après l’envoi réussi du brief, la copie locale est supprimée. Umbra Assistant lui-même ne conserve pas l’historique de conversation dans localStorage ; c’est seulement lorsque vous cliquez volontairement sur « Transférer au brief » que les informations reconnues sur le projet sont fusionnées avec le brouillon local existant.
Après l’achèvement de Tattoo Identity et l’acceptation volontaire du règlement de la récompense, le navigateur envoie à notre serveur l’état du quiz terminé, y compris l’identifiant technique de session et les réponses, uniquement pour confirmer l’achèvement du quiz et émettre un enregistrement techniquement signé de la récompense de 100 zł. Nous n’enregistrons pas cet état du quiz en base de données dans le cadre de l’obtention de la récompense. Le serveur renvoie au navigateur l’enregistrement de la récompense : date d’acceptation, date de fin de validité, version du règlement, identifiant de session et signature de vérification. Cela ne nécessite pas de fournir un prénom, un e-mail ou un téléphone.
L’enregistrement signé de la récompense reste localement dans le navigateur jusqu’à l’envoi du brief. Si vous décidez d’envoyer le brief, les données de la récompense sont transmises à Umbra Tattoo avec la demande afin de vérifier et d’appliquer l’avantage ; après l’envoi réussi, la copie locale de la récompense est supprimée.
Nous appliquons les règles de stockage d’informations sur l’appareil et d’accès à celles-ci conformément à l’art. 399 de la loi Prawo komunikacji elektronicznej. Pour la mémoire de l’appareil nécessaire à la fourniture d’une fonction expressément demandée par l’utilisateur, nous appliquons l’exception de l’art. 399, par. 3 ; l’analyse d’audience et le marketing restent soumis au consentement. Après le retrait du consentement, le site supprime les cookies internes d’analyse et de marketing connus, définis pour le domaine d’Umbra, et transmet aux prestataires l’état actuel du refus. Nous ne pouvons pas supprimer depuis notre site les cookies définis directement sur des domaines externes.
11. Modifications
Si nous modifions la manière dont les données sont traitées, nous mettrons à jour cette page et la date de version. Dernière mise à jour technique : 23.10.2026.