Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem jest Umbra Tattoo Patryk Kowalski, prowadzący studio Umbra Tattoo, ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław, NIP 8992855848, REGON 382276097.

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail kontakt.umbratattoo@gmail.com tel. 517 230 159 adres korespondencyjny: ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — we wszystkich sprawach pisz bezpośrednio na powyższy adres.

2. Jakie dane zbieramy i po co

Formularz briefu i formularz kontaktowy

O zdjęciach. Prosimy, żebyś nie przesyłał zdjęć ujawniających informacje o Twoim zdrowiu — blizn pooperacyjnych, zmian skórnych, znamion budzących wątpliwości. Takie kwestie omawiamy osobiście na konsultacji. Jeśli mimo to prześlesz takie zdjęcie, potraktujemy to jako Twoją wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych w celu przygotowania projektu (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) i usuniemy je razem z resztą zgłoszenia.

Formularze na stronie nie proszą o szczegółowe dane medyczne — alergie, choroby ani listę przyjmowanych leków. Te informacje podajesz dopiero w studiu, na karcie medycznej wypełnianej przed sesją. Nie wpisuj ani nie dyktuj ich w polach opisowych briefu ani w Umbra Assistantcie. W przypadku Assistanta, jeżeli tekst pytania wygląda na zdrowotny, warstwa modelu odpowiedzi jest wyłączana i Assistant kieruje do człowieka lub lekarza.

Umbra Assistant

Umbra Assistant służy do zadawania pytań o studio, ceny, artystów, przygotowanie, pielęgnację i projekt tatuażu. Nie zapisujemy pełnych historii rozmów z Assistantem. Zwykłe pytania są przetwarzane przez serwer tylko po to, żeby wybrać odpowiedź z zatwierdzonej wiedzy Umbra i zwrócić ją użytkownikowi. Wyjątek dotyczy krótkich zgłoszeń problemów ze stroną i luk w informacjach, opisanych poniżej.

Część odpowiedzi może zostać językowo wygładzona przez usługę OpenAI API, ale wyłącznie wtedy, gdy warstwa AI jest aktywna i pytanie przejdzie nasze reguły bezpieczeństwa. Pytania dotyczące zdrowia, niepewnej dostępności terminów i innych kategorii oznaczonych jako ryzykowne nie są wysyłane do modelu. Przed ewentualnym wysłaniem pytania do OpenAI automatycznie usuwamy rozpoznane adresy e-mail, numery telefonów i linki. Dlatego prosimy, żeby mimo tych zabezpieczeń nie wpisywać do Assistanta danych zdrowotnych, numeru telefonu, adresu e-mail ani innych poufnych informacji.

Głos klientów — uwagi o stronie. Jeśli w wiadomości zgłosisz problem techniczny, brak informacji lub zaproponujesz ulepszenie witryny, możemy zapisać krótki fragment tej jednej wiadomości (maksymalnie 700 znaków, po automatycznym usunięciu rozpoznanych danych kontaktowych i linków), kategorię zgłoszenia, podstronę, ogólny typ urządzenia/przeglądarki oraz liczbę podobnych zgłoszeń. System może również zapisać pytanie związane z Umbra, na które Assistant nie znalazł odpowiedzi. Nie zapisujemy całej rozmowy ani pliku audio; nie prosimy o kontakt i nie używamy tych zgłoszeń do marketingu. Takie zgłoszenia przechowujemy oddzielnie od briefów, aby wykrywać usterki, ulepszać informacje na stronie i przeciwdziałać powielaniu raportów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w utrzymaniu i ulepszaniu serwisu). Zgłoszenia w bazie usuwamy automatycznie po 180 dniach od ostatniego zgłoszenia danego problemu; kopie powiadomień na skrzynce e-mail studia mogą podlegać osobnym okresom przechowywania. Gdy uwaga o stronie jest sformułowana niejednoznacznie, możemy dodatkowo użyć OpenAI API do rozpoznania jej rodzaju. Przekazujemy wtedy wyłącznie bieżącą wiadomość po automatycznym usunięciu rozpoznanych danych kontaktowych i linków, bez historii rozmowy i bez danych z briefu; treści dotyczących zdrowia nie kierujemy do tego mechanizmu. Powiadomienia o nowych zgłoszeniach mogą trafić na e-mail studia przez usługę Resend. Automat usuwa typowe dane kontaktowe, ale prosimy, żeby nie podawać w czacie danych osobowych lub poufnych. W razie błędu zapisu Assistant nie potwierdza przyjęcia zgłoszenia. Możesz zwrócić się do nas o dostęp lub usunięcie zgłoszonej treści, korzystając z danych kontaktowych administratora.

Do tworzenia odpowiedzi wysyłamy do OpenAI tylko tekst potrzebny do sformułowania odpowiedzi: oczyszczone pytanie użytkownika oraz zatwierdzoną odpowiedź źródłową Umbra. Nie przesyłamy zdjęć z briefu, danych kontaktowych z formularza ani zawartości zapisanej w briefie. Wywołania Responses API mają ustawienie store: false, więc nie używamy przechowywania odpowiedzi jako historii rozmowy po stronie tego API. Dane przekazane przez API nie są domyślnie używane przez OpenAI do trenowania modeli, chyba że organizacja wyraźnie włączy takie udostępnianie. OpenAI może jednak standardowo przechowywać treść w logach monitorowania nadużyć do 30 dni; dla kwalifikujących się organizacji dostępne są dodatkowe mechanizmy retencji, w tym Zero Data Retention.

Podstawa przetwarzania zależy od treści pytania: gdy prosisz o informacje potrzebne do przygotowania projektu, wyceny lub podjęcia działań przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie ogólnej obsługi zapytań, bezpieczeństwa usługi i przeciwdziałania nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnej i bezpiecznej obsłudze strony.

Wiadomości głosowe i dyktowanie w briefie. Jeśli użyjesz mikrofonu w Assistantcie albo przy polu opisowym briefu, przeglądarka nagrywa dźwięk do momentu, w którym zatrzymasz nagranie. Nagranie jest następnie przesyłane przez nasz serwer do usługi transkrypcji OpenAI wyłącznie po to, żeby zamienić mowę na tekst. Umbra nie zapisuje pliku audio w swojej bazie ani magazynie plików; po zakończeniu żądania serwer nie zachowuje własnej kopii nagrania. Do pola wiadomości lub opisu trafia tekst transkrypcji, który możesz przeczytać, poprawić i uzupełnić kolejnym nagraniem. Tekst wpisany do briefu jest dalej przetwarzany tak samo jak pozostała treść zgłoszenia. Nie nagrywaj w ten sposób danych zdrowotnych ani innych poufnych informacji. Nagranie przekazane do OpenAI podlega zasadom przetwarzania danych API tego dostawcy, w tym standardowym logom monitorowania nadużyć, które mogą być przechowywane do 30 dni.

Do ograniczania nadużyć wykorzystujemy solony skrót adresu IP, a nie surowy adres IP. Skrót jest używany w pamięci procesu do liczenia zapytań i nie jest dopisywany do treści rozmowy. Jeżeli użytkownik wyraził zgodę na analitykę, rejestrujemy wyłącznie zdarzenia techniczne Assistanta, takie jak otwarcie panelu, typ odpowiedzi, poziom pewności, przejście do sekcji strony lub briefu i ścieżkę strony. Nie wysyłamy do analityki tekstu pytania ani tekstu odpowiedzi.

Newsletter i informacje o wolnych terminach

Jeśli zaznaczysz osobną zgodę, będziemy wysyłać Ci maile o wolnych terminach, nowych pracach i materiałach. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz art. 398 ustawy z 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili — linkiem w stopce każdego maila albo mailem do nas.

Statystyki strony, reklamy i logi techniczne

Strona ma własny mechanizm zarządzania zgodą. Domyślnie narzędzia analityczne i marketingowe są wyłączone. Skrypty zewnętrzne mogą zostać uruchomione dopiero po odpowiedniej zgodzie użytkownika. Odmowa nie blokuje korzystania ze strony ani formularzy.

Technicznie serwis jest przygotowany do korzystania z:

• Google Tag Manager / narzędzi Google — do analityki, pomiaru skuteczności kampanii i konfiguracji Google Ads,
• Meta Pixel — do pomiaru kampanii prowadzonych w usługach Meta.

Same mechanizmy integracyjne nie wysyłają danych, jeśli identyfikatory tych usług nie są skonfigurowane. Jeżeli są aktywne, uruchamiają się zgodnie z wyborem zapisanym w panelu zgód. W przypadku Google przekazujemy stan zgody w modelu Consent Mode v2; w przypadku odmowy w podstawowym wariancie integracji tag Google nie jest ładowany przed wyrażeniem zgody.

Dostawca hostingu może niezależnie tworzyć techniczne logi żądań potrzebne do działania, bezpieczeństwa i diagnostyki serwisu.

3. Czy musisz podać dane

Nie musisz. Podanie danych jest całkowicie dobrowolne — ale bez imienia i adresu e-mail nie odpiszemy na zgłoszenie, bo nie będziemy mieć jak.

Pola oznaczone gwiazdką są niezbędne do obsługi zapytania. Reszta jest opcjonalna i służy temu, żeby projekt lepiej trafił w Twoje oczekiwania.

4. Formularz jest dla osób od 16 lat

Jeśli masz mniej niż 16 lat, formularz musi wypełnić Twój rodzic lub opiekun prawny. Osoby niepełnoletnie tatuujemy wyłącznie w obecności opiekuna w studiu.

5. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z zewnętrznych dostawców infrastruktury i usług. Zakres ich roli, powierzenia przetwarzania i ewentualnych transferów wynika z konfiguracji usługi oraz zawartych warunków i umów. Techniczny cel użycia opisujemy poniżej:

Dane mogą też trafić do naszego biura księgowego i — jeśli zajdzie taka potrzeba — do kancelarii prawnej. Nie sprzedajemy Twoich danych i nie przekazujemy ich nikomu w celach marketingowych.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy. Część dostawców usług internetowych może przetwarzać dane również poza EOG. W takim przypadku korzystamy z mechanizmów transferu przewidzianych przez RODO i warunków danego dostawcy. Możesz poprosić nas o informację, jaki mechanizm ma zastosowanie do Twoich danych.

6. Jak długo przechowujemy dane

Po upływie tych terminów dane usuwamy lub anonimizujemy.

7. Twoje prawa

Masz prawo:

• wiedzieć, jakie dane o Tobie mamy, i dostać ich kopię
• poprawić dane, które są nieprawidłowe
• usunąć swoje dane („prawo do bycia zapomnianym")
• ograniczyć przetwarzanie
• przenieść dane do innego administratora
• sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym uzasadnionym interesie
• cofnąć zgodę w każdej chwili — bez wpływu na to, co zrobiliśmy przed cofnięciem

Napisz na kontakt.umbratattoo@gmail.com — odpowiadamy w ciągu 30 dni.

Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Bezpieczeństwo

Strona działa po HTTPS. Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie osoby pracujące w studiu, po zalogowaniu. Przesłane pliki przechowujemy w zabezpieczonym magazynie bez publicznych linków.

9. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Umbra Assistant nie rezerwuje terminu, nie podejmuje decyzji medycznych i nie zatwierdza klienta do wykonania tatuażu.

Jeżeli wyrazisz zgodę marketingową i odpowiednie narzędzia reklamowe są aktywne, dostawcy reklam mogą wykorzystywać informacje o aktywności na stronie do pomiaru kampanii, remarketingu lub tworzenia grup odbiorców reklam. Taką zgodę możesz w każdej chwili wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.

10. Cookies i zapis danych w urządzeniu

Przy pierwszej wizycie pokazujemy panel zgód z trzema kategoriami:

Zgoda na analitykę i marketing nie jest domyślna. Możesz zaakceptować wszystkie opcje, odrzucić wszystkie zbędne albo ustawić je osobno. Zmiana decyzji jest dostępna później przez „Ustawienia cookies” w stopce.

Sam wybór zgody zapisujemy lokalnie w przeglądarce przez okres do 180 dni, żeby nie pytać przy każdej odsłonie. Ten zapis jest potrzebny wyłącznie do zapamiętania decyzji. Po upływie tego okresu prosimy o wybór ponownie.

Język strony. Przy pierwszym wejściu na główny adres strony dobieramy język według preferencji przeglądarki. Dopiero gdy na ich podstawie nie możemy wybrać obsługiwanego języka, pomocniczo korzystamy z kraju określonego przez dostawcę hostingu na podstawie publicznego adresu IP. Ta funkcja nie prosi o dostęp do GPS urządzenia i nie zapisuje adresu IP ani kraju. Ręczny wybór języka zapisuje plik cookie umbra-locale, który zawiera wyłącznie kod języka i jest przechowywany do 180 dni; zapamiętany wybór ma pierwszeństwo przed automatycznym doborem. Możesz zmienić język za pomocą przełącznika na stronie albo usunąć ten plik cookie w ustawieniach przeglądarki.

Formularz briefu zapisuje również roboczy postęp lokalnie w pamięci przeglądarki (localStorage), żeby po przypadkowym zamknięciu lub odświeżeniu strony nie trzeba było zaczynać od zera. Ten zapis pozostaje na Twoim urządzeniu i nie jest automatycznie wysyłany do Umbry. Po prawidłowym wysłaniu briefu lokalna kopia jest usuwana. Sam Umbra Assistant nie zapisuje historii rozmowy w localStorage; dopiero gdy świadomie klikniesz „Przenieś do briefu”, rozpoznane informacje o projekcie są łączone z istniejącym lokalnym szkicem briefu.

Po ukończeniu Tattoo Identity i świadomym zaakceptowaniu regulaminu nagrody przeglądarka wysyła do naszego serwera stan ukończonego quizu (w tym techniczny identyfikator sesji i odpowiedzi) wyłącznie po to, żeby potwierdzić ukończenie quizu i wystawić podpisany technicznie zapis nagrody 100 zł. Tego stanu quizu nie zapisujemy w bazie w ramach odbioru nagrody. Serwer odsyła do przeglądarki zapis nagrody: datę akceptacji, termin ważności, wersję regulaminu, identyfikator sesji i podpis weryfikacyjny. Nie wymaga to podania imienia, e-maila ani telefonu.

Sam podpisany zapis nagrody pozostaje lokalnie w przeglądarce do czasu wysłania briefu. Jeśli zdecydujesz się wysłać brief, dane nagrody trafiają do Umbra Tattoo razem ze zgłoszeniem w celu weryfikacji i rozliczenia benefitu; po skutecznym wysłaniu lokalna kopia nagrody jest usuwana.

Zasady przechowywania informacji w urządzeniu i uzyskiwania do nich dostępu stosujemy zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Dla pamięci urządzenia koniecznej do dostarczenia funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika stosujemy wyjątek z art. 399 ust. 3; analityka i marketing pozostają zależne od zgody. Po wycofaniu zgody serwis usuwa znane własne cookies analityczne i marketingowe ustawione dla domeny Umbry oraz przekazuje dostawcom aktualny stan odmowy. Cookies ustawionych bezpośrednio w domenach zewnętrznych nie możemy usuwać z poziomu naszej strony.

11. Zmiany

Jeśli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę i datę wersji. Ostatnia aktualizacja techniczna: 23.10.2026.