Privacybeleid
Dit beleid legt uit welke gegevens we via umbratattoo.pl verzamelen, waarom, op welke grondslag en welke rechten je daarbij hebt. Het is geschreven om leesbaar te zijn — zonder onnodig juridisch jargon.
1. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke is Umbra Tattoo Patryk Kowalski, de exploitant van de studio Umbra Tattoo, ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław, NIP 8992855848, REGON 382276097.
Contact voor vragen over persoonsgegevens: e-mail kontakt.umbratattoo@gmail.com tel. 517 230 159 correspondentieadres: ul. Komuny Paryskiej 81B, Wrocław
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld — schrijf voor alle vragen rechtstreeks naar het bovenstaande adres.
2. Welke gegevens we verzamelen en waarom
Het formulier voor de projectbriefing en het contactformulier
| Wat we verzamelen | Waarom | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Voornaam, e-mailadres, telefoonnummer | Om te antwoorden en een prijsopgave te geven | Artikel 6 lid 1 onder b AVG — stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst |
| Beschrijving van het idee, plaats op het lichaam, formaat, stijl, prioriteiten, budget, gewenste datum | Om een ontwerp en een prijsopgave te maken | Artikel 6 lid 1 onder b AVG |
| Foto's en bestanden die je opstuurt | Om inspiratie, de plaats op het lichaam en bestaande tatoeages te bekijken | Artikel 6 lid 1 onder a AVG — je toestemming |
| Of er gezondheidskwesties te bespreken zijn (ja / nee / weet ik niet) | Om te weten dat dit tijdens het consult aan bod moet komen | Artikel 6 lid 1 onder b AVG |
| Hoe je ons hebt gevonden | Statistiek — om te weten wat werkt | Artikel 6 lid 1 onder f AVG — ons gerechtvaardigd belang |
| Een hash van het IP-adres (niet het adres zelf) | Om het aantal aanvragen uit één bron te beperken — bescherming tegen spam | Artikel 6 lid 1 onder f AVG — ons gerechtvaardigd belang |
| Gegevens van een ontvangen Tattoo Identity-beloning: acceptatiedatum, geldigheidsduur, versie van de voorwaarden, technische sessie-ID en handtekening van de beloning | Om 100 zł aan de juiste projectbriefing te koppelen, de geaccepteerde voorwaarden te bevestigen, het voordeel te verrekenen en hergebruik van dezelfde beloning te voorkomen | Artikel 6 lid 1 onder b AVG — uitvoering van de geaccepteerde actievoorwaarden; voor het voorkomen van misbruik en het verdedigen van rechtsvorderingen ook artikel 6 lid 1 onder f AVG |
Over foto's. We vragen je geen foto's te sturen die informatie over je gezondheid onthullen — operatielittekens, huidveranderingen of moedervlekken waarover twijfel bestaat. Zulke zaken bespreken we persoonlijk tijdens het consult. Als je toch zo'n foto stuurt, beschouwen we dit als je uitdrukkelijke toestemming om die gegevens te verwerken voor het maken van het ontwerp (artikel 9 lid 2 onder a AVG) en verwijderen we ze samen met de rest van de aanvraag.
De formulieren op de website vragen niet om gedetailleerde medische gegevens — allergieën, aandoeningen of een lijst van medicijnen die je gebruikt. Die informatie geef je pas in de studio, op het medische formulier dat je vóór de sessie invult. Typ of dicteer deze gegevens niet in de tekstvelden van de projectbriefing of in Umbra Assistant. Als de tekst van een vraag aan Assistant over gezondheid lijkt te gaan, wordt het antwoordmodel uitgeschakeld en verwijst Assistant je naar een medewerker of arts.
Umbra Assistant
Umbra Assistant is bedoeld voor vragen over de studio, prijzen, artiesten, voorbereiding, nazorg en het ontwerp van een tatoeage. We slaan geen volledige gespreksgeschiedenis met Assistant op. Gewone vragen worden door de server uitsluitend verwerkt om een antwoord uit de goedgekeurde kennis van Umbra te selecteren en terug te sturen naar de gebruiker. De uitzondering betreft korte meldingen van problemen met de website en ontbrekende informatie, zoals hieronder beschreven.
Sommige antwoorden kunnen taalkundig worden verbeterd door OpenAI API, maar alleen als de AI-functie actief is en de vraag aan onze veiligheidsregels voldoet. Vragen over gezondheid, onzekere beschikbaarheid van afspraken en andere categorieën die als risicovol zijn aangemerkt, worden niet naar het model gestuurd. Voordat we een vraag eventueel naar OpenAI sturen, verwijderen we automatisch herkende e-mailadressen, telefoonnummers en links. Daarom vragen we je ondanks deze maatregelen geen gezondheidsgegevens, telefoonnummer, e-mailadres of andere vertrouwelijke informatie in Assistant in te voeren.
De stem van klanten — feedback over de website. Als je in een bericht een technisch probleem, ontbrekende informatie of een voorstel voor verbetering van de website meldt, kunnen we een kort fragment uit dat ene bericht opslaan (maximaal 700 tekens, na automatische verwijdering van herkende contactgegevens en links), de categorie van de melding, de subpagina, het algemene type apparaat/browser en het aantal vergelijkbare meldingen. Het systeem kan ook een vraag over Umbra opslaan waarop Assistant geen antwoord heeft gevonden. We slaan niet het hele gesprek of het audiobestand op; we vragen niet om contactgegevens en gebruiken deze meldingen niet voor marketing. We bewaren zulke meldingen gescheiden van projectbriefings om fouten op te sporen, informatie op de website te verbeteren en dubbele meldingen tegen te gaan (artikel 6 lid 1 onder f AVG — gerechtvaardigd belang bij het onderhouden en verbeteren van de website). Meldingen in de database worden automatisch verwijderd 180 dagen na de laatste melding van het betreffende probleem; voor kopieën van e-mailmeldingen in de inbox van de studio kunnen andere bewaartermijnen gelden. Als feedback over de website dubbelzinnig is geformuleerd, kunnen we daarnaast OpenAI API gebruiken om het type te herkennen. We sturen dan uitsluitend het huidige bericht na automatische verwijdering van herkende contactgegevens en links, zonder gespreksgeschiedenis en zonder gegevens uit de projectbriefing; gezondheidsgerelateerde inhoud sturen we niet naar deze functie. Meldingen van nieuwe feedback kunnen via Resend naar het e-mailadres van de studio worden gestuurd. De automatische functie verwijdert gebruikelijke contactgegevens, maar we vragen je geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in de chat te delen. Als het opslaan mislukt, bevestigt Assistant niet dat de melding is ontvangen. Je kunt via de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke om inzage in of verwijdering van de gemelde inhoud vragen.
Om antwoorden te maken, sturen we alleen de tekst naar OpenAI die nodig is om het antwoord te formuleren: de opgeschoonde vraag van de gebruiker en het goedgekeurde bronantwoord van Umbra. We sturen geen foto's uit de projectbriefing, contactgegevens uit het formulier of inhoud die in de projectbriefing is opgeslagen. Aanroepen van de Responses API hebben de instelling store: false, zodat we de antwoordopslag van deze API niet als gespreksgeschiedenis gebruiken. Gegevens die via de API worden verstuurd, worden standaard niet door OpenAI gebruikt om modellen te trainen, tenzij de organisatie dit delen uitdrukkelijk inschakelt. OpenAI kan inhoud echter standaard tot 30 dagen bewaren in logs voor het monitoren van misbruik; voor organisaties die daarvoor in aanmerking komen, zijn aanvullende bewaarmechanismen beschikbaar, waaronder Zero Data Retention.
De verwerkingsgrondslag hangt af van de inhoud van de vraag: als je om informatie vraagt die nodig is voor het voorbereiden van een ontwerp, prijsopgave of stappen vóór het sluiten van een overeenkomst — artikel 6 lid 1 onder b AVG; voor de algemene afhandeling van vragen, de veiligheid van de dienst en het voorkomen van misbruik — artikel 6 lid 1 onder f AVG, ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte en veilige werking van de website.
Spraakberichten en dicteren in de projectbriefing. Als je de microfoon in Assistant of bij een tekstveld van de projectbriefing gebruikt, neemt de browser geluid op totdat je de opname stopt. De opname wordt vervolgens via onze server naar de transcriptiedienst van OpenAI gestuurd, uitsluitend om spraak in tekst om te zetten. Umbra slaat het audiobestand niet op in de eigen database of bestandsopslag; na afloop van het verzoek bewaart de server geen eigen kopie van de opname. De transcriptietekst verschijnt in het bericht- of beschrijvingsveld, waar je deze kunt lezen, corrigeren en aanvullen met een nieuwe opname. Tekst die in de projectbriefing wordt ingevoegd, wordt daarna op dezelfde manier verwerkt als de overige inhoud van de aanvraag. Neem op deze manier geen gezondheidsgegevens of andere vertrouwelijke informatie op. De opname die naar OpenAI wordt gestuurd, valt onder de regels van deze leverancier voor de verwerking van API-gegevens, waaronder de standaardlogs voor het monitoren van misbruik, die tot 30 dagen kunnen worden bewaard.
Om misbruik te beperken, gebruiken we een gezouten hash van het IP-adres, niet het oorspronkelijke IP-adres. De hash wordt in het procesgeheugen gebruikt om vragen te tellen en wordt niet aan de gespreksinhoud toegevoegd. Als de gebruiker toestemming heeft gegeven voor analyse, registreren we uitsluitend technische gebeurtenissen in Assistant, zoals het openen van het paneel, het antwoordtype, de mate van zekerheid, het doorgaan naar een onderdeel van de pagina of de projectbriefing en het paginapad. We sturen de tekst van de vraag of het antwoord niet naar analysehulpmiddelen.
Nieuwsbrief en informatie over beschikbare afspraken
Als je apart toestemming geeft, sturen we je e-mails over beschikbare afspraken, nieuw werk en materiaal. Grondslag: je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG) en artikel 398 van de Poolse wet van 12 juli 2024 — Prawo komunikacji elektronicznej (wet inzake elektronische communicatie). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken — via de link onderaan elke e-mail of door ons te mailen.
Websitestatistieken, advertenties en technische logs
De website heeft een eigen mechanisme voor toestemmingsbeheer. Analyse- en marketinghulpmiddelen staan standaard uit. Externe scripts kunnen pas worden gestart nadat de gebruiker de bijbehorende toestemming heeft gegeven. Weigeren blokkeert het gebruik van de website of de formulieren niet.
Technisch is de website voorbereid op het gebruik van:
- Google Tag Manager / hulpmiddelen van Google — voor analyse, het meten van campagneresultaten en het configureren van Google Ads,
- Meta Pixel — voor het meten van campagnes binnen de diensten van Meta.
De integratiemechanismen zelf sturen geen gegevens als de identificatienummers van deze diensten niet zijn ingesteld. Als de diensten actief zijn, starten ze volgens de keuze die in het toestemmingspaneel is opgeslagen. Voor Google sturen we de toestemmingsstatus volgens Consent Mode v2; bij weigering wordt de Google-tag in de basisvariant van de integratie niet geladen voordat toestemming is gegeven.
De hostingprovider kan onafhankelijk hiervan technische aanvraaglogs aanmaken die nodig zijn voor de werking, beveiliging en diagnose van de website.
3. Of je gegevens moet verstrekken
Nee. Het verstrekken van gegevens is volledig vrijwillig — maar zonder voornaam en e-mailadres kunnen we niet op je aanvraag reageren, omdat we daar dan geen mogelijkheid toe hebben.
Velden met een sterretje zijn nodig om de aanvraag te behandelen. De overige velden zijn optioneel en helpen ons het ontwerp beter op je verwachtingen af te stemmen.
4. Het formulier is bedoeld voor personen vanaf 16 jaar
Als je jonger bent dan 16 jaar, moet je ouder of wettelijke voogd het formulier invullen. We tatoeëren minderjarigen uitsluitend in aanwezigheid van een ouder of voogd in de studio.
5. Met wie we gegevens delen
We gebruiken externe leveranciers van infrastructuur en diensten. Hun rol, de verwerking in onze opdracht en eventuele doorgiften volgen uit de configuratie van de dienst en de overeengekomen voorwaarden en overeenkomsten. Hieronder beschrijven we het technische gebruiksdoel:
| Leverancier | Gebruik | Waar de verwerking plaatsvindt |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting van de website en technische werkingslogs | infrastructuur van de leverancier |
| Supabase Inc. | Database voor aanvragen en privéopslag van geüploade bestanden | de projectregio die voor de dienst is ingesteld |
| Resend | Verzenden van bevestigingsmails voor projectbriefings en meldingen aan de studio | infrastructuur van de leverancier |
| OpenAI | Transcriptie van spraakopnamen uit Assistant en de tekstvelden van de projectbriefing, en voorwaardelijke taalkundige formulering van antwoorden van Umbra Assistant via de API | infrastructuur van de leverancier; verwerking buiten de EER is mogelijk volgens de voorwaarden en doorgiftemechanismen van de leverancier |
| Analyse en advertentiemeting — alleen als de hulpmiddelen van Google actief zijn en de gebruiker de bijbehorende toestemming heeft gegeven | infrastructuur van de leverancier | |
| Meta Platforms Ireland | Advertentiemeting via Meta Pixel — alleen als Pixel actief is en de gebruiker marketingtoestemming heeft gegeven | infrastructuur van de leverancier |
Gegevens kunnen ook worden verstrekt aan ons boekhoudkantoor en, als dat nodig is, aan een advocatenkantoor. We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor marketingdoeleinden.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Sommige leveranciers van internetdiensten kunnen gegevens ook buiten de EER verwerken. In dat geval gebruiken we de doorgiftemechanismen die de AVG toestaat en de voorwaarden van de betreffende leverancier. Je kunt ons vragen welk mechanisme op jouw gegevens van toepassing is.
6. Hoelang we gegevens bewaren
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Een aanvraag die niet tot een boeking heeft geleid | 12 maanden vanaf het laatste contact |
| Beloningsgegevens die aan een projectbriefing zijn gekoppeld | Even lang als de aanvraag waaraan ze zijn gekoppeld — 12 maanden, en als het project wordt uitgevoerd: samen met de klantdocumentatie gedurende de periode die nodig is voor verrekening en rechtsvorderingen |
| Aanvraag van een klant die bij ons een tatoeage heeft laten zetten | 6 jaar — de verjaringstermijn voor vorderingen |
| Geüploade foto's en bestanden | 12 maanden, tenzij het project wordt uitgevoerd |
| Nieuwsbriefgegevens | Totdat de toestemming wordt ingetrokken |
| Een vraag aan Umbra Assistant | Umbra slaat geen blijvende gespreksgeschiedenis op in de database; als OpenAI API actief is, kan de leverancier de inhoud standaard tot 30 dagen bewaren in logs voor het monitoren van misbruik, tenzij een ander goedgekeurd bewaarmechanisme van toepassing is |
| Een spraakopname die voor dicteren wordt gebruikt | Umbra bewaart het audiobestand niet na afloop van het verzoek; OpenAI kan de inhoud die voor transcriptie is verstuurd standaard tot 30 dagen bewaren in logs voor het monitoren van misbruik, tenzij een ander goedgekeurd bewaarmechanisme van toepassing is |
| Het medische formulier dat in de studio wordt ingevuld | Volgens de sanitaire voorschriften en de verjaringstermijn voor vorderingen |
Na afloop van deze termijnen verwijderen of anonimiseren we de gegevens.
7. Je rechten
Je hebt het recht om:
- te weten welke gegevens we over je hebben en daarvan een kopie te ontvangen
- onjuiste gegevens te corrigeren
- je gegevens te laten verwijderen (het «recht om vergeten te worden»)
- de verwerking te beperken
- gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang
- je toestemming in te trekken op elk moment — zonder gevolgen voor de verwerking vóór de intrekking
Schrijf naar kontakt.umbratattoo@gmail.com — we antwoorden binnen 30 dagen.
Als je vindt dat we je gegevens in strijd met de wet verwerken, kun je een klacht indienen bij de voorzitter van de Poolse gegevensbeschermingsautoriteit (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Beveiliging
De website gebruikt HTTPS. Alleen mensen die in de studio werken, hebben na het inloggen toegang tot de aanvragen. Geüploade bestanden bewaren we in een beveiligde opslag zonder openbare links.
9. Profilering en geautomatiseerde beslissingen
We nemen geen beslissingen over jou met rechtsgevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Umbra Assistant boekt geen afspraken, neemt geen medische beslissingen en keurt geen klanten goed voor het zetten van een tatoeage.
Als je marketingtoestemming geeft en de betreffende advertentiehulpmiddelen actief zijn, kunnen advertentieleveranciers informatie over activiteit op de website gebruiken voor campagnemeting, remarketing of het samenstellen van advertentiedoelgroepen. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken via de link «Cookie-instellingen» in de voettekst.
10. Cookies en gegevensopslag op je apparaat
Bij je eerste bezoek tonen we een toestemmingspaneel met drie categorieën:
| Categorie | Standaard | Gebruik |
|---|---|---|
| Noodzakelijk | actief | beveiliging, werking van de website en het onthouden van instellingen die nodig zijn voor het gebruik van de dienst |
| Analyse | uitgeschakeld | bezoekersstatistieken en beoordeling van de bruikbaarheid van inhoud |
| Advertenties en campagnemeting | uitgeschakeld | meten van advertentieresultaten, remarketing en doelgroepen |
Toestemming voor analyse en marketing is niet vooraf geselecteerd. Je kunt alle opties accepteren, alle niet-noodzakelijke opties weigeren of ze afzonderlijk instellen. Je kunt je keuze later wijzigen via «Cookie-instellingen» in de voettekst.
De toestemmingskeuze zelf slaan we lokaal in de browser op voor maximaal 180 dagen, zodat we niet bij elke paginaweergave opnieuw hoeven te vragen. Deze opslag is uitsluitend nodig om je beslissing te onthouden. Na afloop van die periode vragen we je opnieuw een keuze te maken.
Taal van de website. Wanneer je het hoofdadres van de website voor het eerst bezoekt, kiezen we de taal op basis van je browservoorkeuren. Alleen als we daarmee geen ondersteunde taal kunnen bepalen, gebruiken we als terugvaloptie het land dat onze hostingprovider op basis van je openbare IP-adres aangeeft. Deze functie vraagt geen toegang tot de GPS van je apparaat en slaat je IP-adres of land niet op. Als je zelf een taal kiest, wordt de cookie umbra-locale opgeslagen. Deze bevat alleen de taalcode en wordt maximaal 180 dagen bewaard; je opgeslagen keuze krijgt voorrang op de automatische selectie. Je kunt de taal wijzigen via de taalkeuze op de website of deze cookie verwijderen in je browserinstellingen.
Het formulier voor de projectbriefing bewaart ook de voortgang lokaal in het browsergeheugen (localStorage), zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen als je de pagina per ongeluk sluit of vernieuwt. Deze gegevens blijven op je apparaat en worden niet automatisch naar Umbra gestuurd. Na het correct verzenden van de projectbriefing wordt de lokale kopie verwijderd. Umbra Assistant zelf slaat geen gespreksgeschiedenis op in localStorage; pas wanneer je bewust op «Overzetten naar de projectbriefing» klikt, worden herkende projectgegevens samengevoegd met het bestaande lokale concept van de projectbriefing.
Nadat je Tattoo Identity hebt voltooid en bewust de voorwaarden van de beloning hebt geaccepteerd, stuurt de browser de toestand van de voltooide quiz (inclusief de technische sessie-ID en de antwoorden) naar onze server, uitsluitend om te bevestigen dat de quiz is voltooid en een technisch ondertekend record van de beloning van 100 zł uit te geven. We slaan deze quiztoestand niet op in de database bij het ophalen van de beloning. De server stuurt het beloningsrecord terug naar de browser: acceptatiedatum, geldigheidsduur, versie van de voorwaarden, sessie-ID en verificatiehandtekening. Hiervoor hoef je geen voornaam, e-mailadres of telefoonnummer op te geven.
Het ondertekende beloningsrecord blijft lokaal in de browser totdat de projectbriefing wordt verstuurd. Als je besluit de projectbriefing te verzenden, ontvangt Umbra Tattoo de beloningsgegevens samen met de aanvraag om het voordeel te controleren en te verrekenen; na een geslaagde verzending wordt de lokale kopie van de beloning verwijderd.
We passen de regels voor het opslaan van en toegang verkrijgen tot informatie op het apparaat toe volgens artikel 399 van de Poolse wet inzake elektronische communicatie, Prawo komunikacji elektronicznej. Voor apparaatopslag die nodig is om een door de gebruiker uitdrukkelijk gevraagde functie te leveren, passen we de uitzondering van artikel 399 lid 3 toe; analyse en marketing blijven afhankelijk van toestemming. Nadat toestemming is ingetrokken, verwijdert de website bekende eigen analyse- en marketingcookies die voor het domein van Umbra zijn geplaatst en geeft de actuele weigeringsstatus door aan de leveranciers. Cookies die rechtstreeks op externe domeinen zijn geplaatst, kunnen we niet vanaf onze website verwijderen.
11. Wijzigingen
Als we de manier waarop we gegevens verwerken veranderen, werken we deze pagina en de versiedatum bij. Laatste technische update: 23.10.2026.